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Etape 8 : Transmettre sa candidature et son offre par voie électronique

Une fois le dossier de candidature et d’offre constitué (dans le cas d’une procédure ouverte car si la procédure est restreinte il n’y a pas de dossier d’offre à ce stade) l’entreprise transmet ses pièces de candidature et d’offre selon l’un des modes suivants :

• soit par un envoi par voie électronique avec ou sans signature électronique selon les exigences de l’acheteur.
• soit par un envoi papier (LRAR ou remise sur place), uniquement dans des cas exceptionnels prévus par les textes. Dans ce cas là le règlement de consultation (RC) le précise.

Le mode de transmission des candidatures figure dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans les documents de la consultation.

Quels sont les aléas techniques des plateformes et autres incidents potentiels ?

Votre entreprise peut être confrontée à des incidents techniques inattendus comme :

• indisponibilité du profil d’acheteur, et dans ce cas vous ne pouvez pas procéder au dépôt des pièces, c’est rare mais cela arrive,
• problèmes liés à Internet,
• incidents techniques sur votre poste de travail,
• version de JAVA qui n’est plus compatible,
• incompatibilité de certains éléments avec les systèmes existants,
• certificat de signature électronique défectueux ou expiré,
• fichiers transmis corrompus (pdf, zip, …),
• hotline de la plateforme de dématérialisation injoignable,
• absence de mise à jour des antivirus,
• …

Les sources de dysfonctionnement sont nombreuses et peuvent conduire à une réception de l’offre hors délai ou pas de réception du tout. Dans ce cas ne comptez pas sur l’indulgence de l’acheteur à votre égard car dans la majorité des cas votre offre sera éliminée pour réception tardive ou absente.

Avez vous lu les conditions générales d’utilisation du profil d’acheteur ?

Compte tenu du développement du contentieux en matière de dématérialisation les plateformes sont souvent mises en causes et tentent naturellement d’assurer leur arrières en vous faisant prendre de connaissance de leurs conditions générales d’utilisation (CGU). Si vous lisez les CGU le jour du dépôt vous n’aurez naturellement pas le temps d’en prendre connaissance sereinement.

Comme pour les assurances ce n’est pas le genre de prose que l’on a l’habitude de consulter. Cependant ces CGU comprennent souvent des informations utiles comme les prérequis techniques, l’accès à la hotline, le volume maximal des fichiers acceptés, …

Bien entendu ces précautions ne leur assurent pas une protection totale  mais sachez qu’en cas de litige on tentera de vous opposer ces conditions que vous êtes réputé avoir lu et respecté.

Quelles précautions minimales prendre pour éviter les offres hors délai ?

Pour éviter les aléas il est généralement nécessaire de prendre un certain nombre de précautions comme :

• vérifiez les prérequis techniques indiqués sur la plateforme de dépôt,
• anticipez le dépôt des plis en transmettant les éléments au plus tard 24 heures avant la date et heure limites,
• effectuez un dépôt de test à blanc sous forme de simulation,
• vérifiez si les fichiers que vous transmettez sont bien lisibles lorsque vous les ouvrez (notamment les fichiers zip et pdf).

En prenant ces précautions vous éliminerez facilement 95% des sources de dysfonctionnement.

En cas de problèmes liés à la plateforme, ou même liés à la signature de pièces, il est conseillé de contacter immédiatement le gestionnaire de la plateforme.

La signature électronique des pièces et le certificat de signature sont ils obligatoires ?

Actuellement la majorité des consultation n’exigent pas la signature électronique de documents lors du dépôt du pli. Seul l’attributaire potentiel devra signer les pièces dont la signature est requise sachant que cette signature s’effectue alors soit par un procédé électronique soit via une signature manuscrite sur des pièces rematérialisées.

En cas de signature électronique obligatoire l’entreprise doit disposer d’une certificat de signature électronique EIDAS, sorte de carte d’identité électronique qui contient le nom du signataire habilité et celui de l’entreprise qu’il engage.

Conseil :
Vérifier dans le règlement de consultation si la signature électronique de pièces est exigée dès le dépôt des plis. Attention : parfois ce n’est pas très clair en terme de rédaction.

Il est rappelé qu’une signature scannée n’est pas une signature originale mais une simple copie. Donc évitez les scans de signature s’il est exigé une signature originale telle qu’effectuée par les certificats de signature valides.

Reçoit-on un accusé de réception automatique issu du profil d’acheteur ?

Une fois votre pli électronique envoyé sur le profil d’acheteur votre entreprise va recevoir un accusé de réception automatique portant les mentions suivantes  :

• l’identification de l’opérateur économique auteur du dépôt ;
• le nom de l’acheteur public ;
• l’intitulé et l’objet de la consultation concernée ;
• la date et l’heure de réception des documents ;
• la liste détaillée des documents transmis.

L’envoi d’une copie de sauvegarde est-il possible en plus de l’envoi électronique ?

Les entreprises qui transmettent leurs documents par voie électronique peuvent, de plus, transmettre une copie de sauvegarde des pièces sur support papier ou support physique électronique.

Il s’agit d’une opération fastidieuse qui peut paraitre inutile mais sachez que sur certains marchés importants certains soumissionnaires se sont mordus les doigts faute d’avoir utilisé cette possibilité.

La transmission par voie électronique des candidatures et des offres est-elle obligatoire dans les marchés publics ?

Les acheteurs imposent la transmission des candidatures et des offres par voie électronique. Ainsi, si l’envoi électronique est rendu obligatoire, une réponse transmise au format papier n’est pas recevable car elle est irrégulière. Il existe certaines exceptions à cette obligation prévues par le code de la commande publique.

De manière générale la dématérialisation des procédures comprend, via le profil d’acheteur :

• la mise à disposition des documents de consultation sur la plateforme de dématérialisation,
• la transmission des candidatures et des offres par voie électronique sur le profil d’acheteur, sauf évidemment pour les éléments physiques tels que les maquettes, les échantillons,  qui ne peuvent faire l’objet d’un envoi électronique)
• les échanges électronique entre l’acheteur et les entreprises (questions de l’entreprise et réponses de l’acheteur, demandes d’informations ou de compléments, négociations éventuelles, …)
• les notifications des décisions prises par l’acheteur comme les rejets, les notifications, …

Dans les échanges doivent toujours être garantis l’identification des parties, ainsi que l’intégrité des données et leur horodatage.

Etape 7 : Rédiger le mémoire technique ou autre document équivalent.

Etape 9 : Répondre aux questions de l’acheteur.

MAJ : 15/08/19
Textes :

Mise à disposition des documents de la consultation (Articles R2132-1 à R2132-6). – Code de la commande publique.

**** CCP ***

Chapitre II : COMMUNICATIONS ET ÉCHANGES D’INFORMATION (Articles R2132-1 à R2132-14)

Section unique : Dématérialisation des communications et échanges d’informations (Articles R2132-1 à R2132-14)

section 1 : Mise à disposition des documents de la consultation (Articles R2132-1 à R2132-6)

Article R2132-1

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Les documents de la consultation sont l’ensemble des documents fournis par l’acheteur ou auxquels il se réfère afin de définir son besoin et de décrire les modalités de la procédure de passation, y compris l’avis d’appel à la concurrence. Les informations fournies sont suffisamment précises pour permettre aux opérateurs économiques de déterminer la nature et l’étendue du besoin et de décider de demander ou non à participer à la procédure.

Article R2132-2

Modifié par Décret n°2019-1344 du 12 décembre 2019 – art. 1

Les documents de la consultation sont gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques. Pour les marchés qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40 000 euros hors taxes et dont la procédure donne lieu à la publication d’un avis d’appel à la concurrence, cette mise à disposition s’effectue sur un profil d’acheteur à compter de la publication de l’avis d’appel à la concurrence selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code.

Lorsque les spécifications techniques sont fondées sur des documents gratuitement disponibles par des moyens électroniques, l’indication de la référence de ces documents est considérée comme suffisante.

L’avis d’appel à la concurrence, ou le cas échéant l’invitation à confirmer l’intérêt, mentionne l’adresse du profil d’acheteur sur lequel les documents de la consultation sont accessibles.

Conformément à l’article 4 du décret n° 2019-1344 du 12 décembre 2019, les présentes dispositions entrent en vigueur le 1er janvier 2020.

Les dispositions du code de la commande publique dans leur rédaction résultant du présent décret s’appliquent aux marchés publics pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence est envoyé à la publication à compter de la date d’entrée en vigueur du présent décret.

Article R2132-3

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code détermine les fonctionnalités et les exigences minimales qui s’imposent aux profils d’acheteur.

Article R2132-4

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis de préinformation ou d’un avis périodique indicatif, l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur est offert à compter de l’envoi de l’invitation à confirmer l’intérêt.

Lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis sur l’existence d’un système de qualification, l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur est offert dès que possible et au plus tard à la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.

Article R2132-5

Modifié par Décret n°2018-1225 du 24 décembre 2018 – art. 12

Lorsque certains documents de la consultation ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur pour une des raisons mentionnées aux articles R. 2132-12 et R. 2132-13, l’acheteur indique, dans l’avis d’appel à la concurrence ou l’invitation à confirmer l’intérêt, les moyens par lesquels ces documents peuvent être obtenus.

Lorsque certains documents de la consultation ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur parce que l’acheteur impose aux opérateurs économiques des exigences visant à protéger la confidentialité de certaines informations, celui-ci indique, dans l’avis d’appel à la concurrence, dans l’invitation à confirmer l’intérêt ou, lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis sur l’existence d’un système de qualification, dans les documents de la consultation, les mesures qu’il impose en vue de protéger la confidentialité des informations ainsi que les modalités d’accès aux documents concernés.

Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement.

Article R2132-6

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

En cas de procédure formalisée, les renseignements complémentaires sur les documents de la consultation sont envoyés aux opérateurs économiques six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres, pour autant qu’ils en aient fait la demande en temps utile.

Lorsque le délai de réception des offres est réduit pour cause d’urgence en application des dispositions du titre VI, ce délai est de quatre jours.

section 2 : Support des communications et échanges d’informations (Articles R2132-7 à R2132-14)

Article R2132-7

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Sous réserve des dispositions des articles R. 2132-11 à R. 2132-13, les communications et les échanges d’informations lors de la passation d’un marché en application du présent livre ont lieu par voie électronique.

Un moyen de communication électronique est un équipement électronique de traitement, y compris la compression numérique, et de stockage de données diffusées, acheminées et reçues par fils, par radio, par moyens optiques ou par d’autres moyens électromagnétiques.

Article R2132-8

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Les moyens de communication électronique ainsi que leurs caractéristiques techniques ne sont pas discriminatoires et ne restreignent pas l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation. Ils sont communément disponibles et compatibles avec les technologies de l’information et de la communication généralement utilisées.

Ils répondent à des exigences minimales figurant dans un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe au présent code.

Article R2132-9

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

L’acheteur assure la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible selon des modalités figurant dans un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe au présent code. Les frais d’accès au réseau restent à la charge de l’opérateur économique.

Les communications, les échanges et le stockage d’informations sont effectués de manière à assurer l’intégrité des données et la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation et à garantir que l’acheteur ne prend connaissance de leur contenu qu’à l’expiration du délai prévu pour leur présentation.

Article R2132-10

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

L’acheteur peut, si nécessaire, exiger l’utilisation d’outils et de dispositifs qui ne sont pas communément disponibles, tels que des outils de modélisation électronique des données du bâtiment ou des outils similaires.

Dans ce cas, il offre un ou plusieurs des moyens d’accès mentionnés à l’article R. 2132-14, jusqu’à ce que ces outils et dispositifs soient devenus communément disponibles aux opérateurs économiques.

Article R2132-11

Modifié par Décret n°2022-1683 du 28 décembre 2022 – art. 1

Les candidats ou soumissionnaires peuvent adresser à l’acheteur une copie de sauvegarde des documents transmis par voie électronique dans des conditions fixées par un arrêté du ministre chargé de l’économie annexé au présent code. Cette copie ne peut être prise en considération que si elle est parvenue à l’acheteur dans le délai prescrit pour le dépôt, selon le cas, des candidatures ou des offres.

Conformément à l’article 8 du décret n° 2022-1683 du 28 décembre 2022, ces dispositions s’appliquent aux marchés publics et aux contrats de concession pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence est envoyé à la publication à compter du 1er janvier 2023.

Article R2132-12

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

L’acheteur n’est pas tenu d’utiliser des moyens de communication électronique dans les cas suivants :

1° Pour les marchés mentionnés aux articles R. 2122-1 à R. 2122-11 et répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée ;

2° Pour les marchés de services sociaux et autres services spécifiques mentionnés au 3° de l’article R. 2123-1 et à l’article R. 2123-2 ;

3° Lorsque, en raison de la nature particulière du marché, l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait des outils, des dispositifs ou des formats de fichiers particuliers qui ne sont pas communément disponibles ou pris en charge par des applications communément disponibles ;

4° Lorsque les applications prenant en charge les formats de fichier adaptés à la description des offres utilisent des formats de fichiers qui ne peuvent être traités par aucune autre application ouverte ou communément disponibles ou sont soumises à un régime de droit de propriété intellectuelle et ne peuvent être mises à disposition par téléchargement ou à distance par l’acheteur ;

5° Lorsque l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait un équipement de bureau spécialisé dont les acheteurs ne disposent pas communément ;

6° Lorsque les documents de la consultation exigent la présentation de maquettes, de modèles réduits, de prototypes ou d’échantillons qui ne peuvent être transmis par voie électronique ;

7° Lorsque l’utilisation d’autres moyens de communication est nécessaire en raison soit d’une violation de la sécurité des moyens de communication électroniques, soit du caractère particulièrement sensible des informations qui exigent un degré de protection extrêmement élevé ne pouvant pas être assuré convenablement par l’utilisation de moyens de communication électroniques dont disposent communément les opérateurs économiques ou qui peuvent être mis à leur disposition par un des moyens d’accès mentionnés à l’article R. 2132-14.

Article R2132-13

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Lorsque l’acheteur n’utilise pas de moyens de communication électroniques en application de l’article R. 2132-12, il l’indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou, en l’absence d’un tel avis, dans les documents de la consultation.

Les raisons pour lesquelles d’autres moyens de communication sont utilisés, sont indiquées dans le rapport de présentation mentionné aux articles R. 2184-1 à R. 2184-6 pour les pouvoirs adjudicateurs et dans les documents conservés en application des articles R. 2184-7 à R. 2184-10 pour les entités adjudicatrices.

Pour chaque étape de la procédure, les candidats et soumissionnaires appliquent le même mode de transmission à l’ensemble des documents qu’ils transmettent à l’acheteur.

Article R2132-14

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

L’acheteur est réputé offrir d’autres moyens d’accès appropriés dans tous les cas suivants :

1° Lorsqu’il offre gratuitement un accès sans restriction, complet et direct par moyen électronique aux outils et dispositifs mentionnés au premier alinéa de l’article R. 2132-10 à partir de la date de publication de l’avis d’appel à la concurrence ou de la date d’envoi de l’invitation à confirmer l’intérêt ou, en l’absence d’un tel avis ou d’une telle invitation, à compter du lancement de la consultation. Le texte de l’avis ou de l’invitation à confirmer l’intérêt précise l’adresse internet à laquelle ces outils et dispositifs sont accessibles ;

2° Lorsqu’il veille à ce que les opérateurs économiques n’ayant pas accès à ces outils et dispositifs ni la possibilité de se les procurer dans les délais requis, à condition que l’absence d’accès ne soit pas imputable à l’opérateur économique concerné, puissent accéder à la procédure de passation du marché en utilisant des jetons provisoires mis gratuitement à disposition en ligne ;

3° Lorsqu’il assure la disponibilité d’une autre voie de présentation électronique des offres.