Poser des questions pertinentes et vérifier ses engagements (Etape 3)
Une entreprise candidate ne peut pas tout comprendre dans un dossier donné. Le DCE peut également comporter des erreurs, des imprécisions, des dispositions interprétables, …
Il est donc nécessaire de poser des questions avant de répondre pour, par exemple, clarifier les demandes de l’acheteur. C’est une étape très importante souvent négligée par les entreprises candidates. Les questions peuvent être administratives et/ou technique.
Le règlement de la consultation (RC) fixe par ailleurs une date limite pour poser les questions. Les questions sont posées via le profil d’acheteur.
Il est de plus indispensable de vérifier les engagements juridiques de l’entreprise, essentiellement via le CCAP (Quels sont les engagements contractuels ? Quel est le niveau des pénalités ? …).
L’importance de poser des questions
Définition et objectifs
Le questionnement lors d’une consultation publique consiste à demander des éclaircissements à l’acheteur sur le contenu du dossier de consultation des entreprises (DCE).
Cette démarche vise à :
- Clarifier les attentes et exigences de l’acheteur
- Résoudre les ambiguïtés ou incohérences dans les documents fournis
- Démontrer votre professionnalisme et votre engagement
Pourquoi est-ce fondamental ?
Cela vous permet :
- d’affiner votre compréhension, en effet, une interprétation précise du besoin vous permet d’adapter finement votre offre.
- d’éviter les erreurs coûteuses, car une mauvaise compréhension peut conduire à une offre inadaptée ou sous-évaluée.
- de vous démarquer, parce que des questions pertinentes montrent votre expertise, votre sérieux et votre intérêt pour le marché.
Exemple : Pour un marché de développement d’une application mobile, une question sur la compatibilité avec des versions spécifiques d’iOS et Android peut vous éviter des surcoûts imprévus et montrer votre expertise technique.
Comment poser des questions pertinentes ?
Analysez en détail le DCE
Examinez d’abord chaque document et mettez en évidence les points sensibles au Stabilo dans le :
- Règlement de consultation (RC)
- Acte d’engagement (AE)
- Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
- Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)
- Bordereau des Prix Unitaires (BPU) ou Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF)
Catégorisez vos interrogations
Organisez vos questions par thèmes :
| Type | Exemples |
|---|---|
| Administratif | Modalités de réponse, pièces à fournir, signature électronique obligatoire, …. Attention au formalisme qui génère souvent des interrogations. |
| Technique | Spécifications, niveaux de performance, prérequis, contraintes, … |
| Juridique | Clauses contractuelles, pénalités, … |
| Financier | Modalités de paiement, révision des prix, avances, acomptes, … |
Soyez précis et concis
Formulez des questions claires et référencées :
Exemple
Objet : Question relative à l’article 4.2 du CCTP – Délais de livraison
Pouvez-vous préciser si le délai de 48h mentionné s’entend en jours ouvrés ou calendaires ?
Cette information est importante pour notre organisation logistique.
Regroupez vos questions
Privilégiez un envoi groupé pour faciliter le traitement par l’acheteur.
Respectez scrupuleusement les délais
Le RC fixe généralement une date limite pour poser des questions.
Anticipez ce délai qui se situe souvent aux environ de 6 à 8 jours avant la date limite de réception des offres.
La procédure pour poser vos questions
Où et comment poser vos questions ?
La plupart des questions doivent être posées via le profil d’acheteur. Voici la démarche type :
- Connectez-vous à votre compte sur le profil d’acheteur
- Accédez à la consultation concernée
- Utilisez la fonctionnalité « poser une question » ou équivalent
- Saisissez votre question et envoyez-la
Astuce : Certains profils d’acheteurs permettent de joindre des documents à vos questions. Utilisez cette option pour illustrer un point technique complexe si nécessaire.
Suivi des réponses
L’acheteur est tenu de répondre à l’ensemble des questions et de diffuser les réponses à tous les candidats.
Consultez régulièrement la plateforme pour vous tenir informé. En principe, les réponses aux questions vous sont transmises automatiquement au fil de l’eau.
Vérifier ses engagements : une étape indispensable
Pourquoi faut-il le faire ?
- Évaluer précisément les risques et contraintes
- S’assurer de votre capacité à respecter les clauses
- Intégrer tous les coûts potentiels dans votre offre
Les points-clés à vérifier
Concentrez-vous notamment sur le CCAP (sachant que le RC est également très important ainsi que les autres pièces) et vérifiez attentivement :
- Les délais d’exécution. Sont-ils réalistes par rapport à vos capacités ? /Prenez en compte les contraintes saisonnières si pertinent
- Les pénalités. Nature et montant des pénalités /Impact potentiel sur votre rentabilité
- Les conditions de règlement. Délais de paiement /Possibilité d’obtenir une avance
- Les assurances et garanties exigées. Vérifiez votre couverture actuelle /Estimez le coût d’une extension si nécessaire
- Les clauses de propriété intellectuelle. Protection de vos innovations /Droits d’utilisation accordés à l’acheteur
- Les obligations en matière de RSE : Clauses sociales (insertion, apprentissage) /Exigences environnementales
Exemple concret
Délai :
- Exigence : 18 mois dont 2 mois de préparation
- À vérifier : Capacité à mobiliser les ressources nécessaires
Pénalités :
- Exigence : 1/1000e du montant HT par jour de retard
- À vérifier : Impact financier potentiel
Garantie :
- Exigence : Retenue de garantie de 5%
- À vérifier : Capacité à supporter cette retenue
RSE :
- Exigence : 5% des heures en insertion
- À vérifier : Partenariat avec une structure d’insertion
Environnement :
- Exigence : Utilisation de 30% de matériaux biosourcés
- À vérifier : Disponibilité et coût de ces matériaux
Pour chaque point, évaluez votre capacité à répondre aux exigences et chiffrez les coûts associés.
Conclusion
Poser les bonnes questions et vérifier ses engagements est essentiel pour réussir dans les marchés publics.
Cette démarche, bien que chronophage, est un investissement rentable qui sécurise votre réponse et votre future exécution du marché.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts (juristes, consultants spécialisés) pour les marchés complexes ou à forts enjeux.
Enfin, considérez cette phase comme une opportunité de démontrer votre professionnalisme et votre valeur ajoutée auprès de l’acheteur public.
Etape 2 : Vérifier si l’entreprise est en capacité de répondre.
Etape 4 : Rassembler des documents de base.