La réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016 fixe une obligation de la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics de plus de 25 000 € HT (40 000 € HT depuis le 01/01/20).
Il est aussi prévu la mise en place d’une démarche d’open data sur les données essentielles des marchés publics et contrats de concession au 1er octobre 2018 (Arrêté du 14 avril 201 7 relatif aux données essentielles dans la commande publique).
D’autre part au 1er avril 2018, les acheteurs devront accepter de recevoir le Document Unique de Marché Européen (DUME) électronique transmis par les opérateurs économiques au titre de leur candidature, sans considération de montant du marché public. Le DUME est un document qui permet aux candidats de prouver qu’ils remplissent les critères de sélection d’une offre et n’entrent pas dans un cas prévu par les interdictions de soumissionner. Le DUME permet aussi de ne plus avoir à fournir un document lorsque celui-ci a déjà été transmis à une administration.
L’obligation de dématérialisation de la passation des marchés publics
A partir du 1er octobre 2018, les acheteurs devront dématérialiser la procédure de passation de leurs marchés publics et publier les données essentielles de ces contrats sur leur profil d’acheteur.
Sont concernés notamment les marchés dont le montant est supérieur ou égal à 25.000€ HT. Ceci impacte toutes les étapes de la passation : publication des avis, mise en ligne des documents de la consultation (dossier de consultation, cahier des charges), réception électronique des candidatures et des offres, questions et réponses des entreprises et des acheteurs, négociations ainsi que les informations diverses (courrier de rejet, attribution, notification, … ).
La signature électronique remplace la signature manuscrite, et elle n’est nécessaire que pour l’attribution du marché (le certificat électronique devient donc indispensable pour la majorité des contrats).
L’exigence de l’utilisation de moyens de communication électronique
Pour la passation des marchés publics, toutes les communications et tous les échanges d’informations sont obligatoirement effectués par des moyens de communication électronique à compter du 1er octobre 2018 (1er avril 2017 pour les centrales d’achat). Ces dispositions sont issues de l’article 41 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.
Cette obligation a notamment été rappelée dans le plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) que la DAJ de Bercy a publié fin décembre 2017 et qui constitue sa feuille de route pour la dématérialisation de la commande publique dans les cinq années à venir (2017-2022).
Ainsi sont rendus obligatoire les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises candidates dans les conditions de l’article 41 du décret n° 2016-360 relatif aux marchés publics.
Les exceptions à l’exigence de l’utilisation de moyens de communication électronique
L’article 41 exclu cependant un certain nombre de situations pour lesquelles cette exigence n’est pas applicable :
1° Pour les marchés publics mentionnés à l’article 30 et répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée ;
2° Pour les marchés publics de services sociaux et autres services spécifiques mentionnés à l’article 28 ;
3° Lorsque, en raison de la nature particulière du marché public, l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait des outils, des dispositifs ou des formats de fichiers particuliers qui ne sont pas communément disponibles ou pris en charge par des applications communément disponibles ;
4° Lorsque les applications prenant en charge les formats de fichier adaptés à la description des offres utilisent des formats de fichiers qui ne peuvent être traités par aucune autre application ouverte ou communément disponibles ou sont soumises à un régime de licence propriétaire et ne peuvent être mises à disposition par téléchargement ou à distance par l’acheteur ;
5° Lorsque l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait un équipement de bureau spécialisé dont les acheteurs ne disposent pas communément ;
6° Lorsque les documents de la consultation exigent la présentation de maquettes, de modèles réduits, de prototypes ou d’échantillons qui ne peuvent être transmis par voie électronique ;
7° Lorsque l’utilisation d’autres moyens de communication que les moyens électroniques est nécessaire en raison soit d’une violation de la sécurité des moyens de communication électroniques, soit du caractère particulièrement sensible des informations qui exigent un degré de protection extrêmement élevé ne pouvant pas être assuré convenablement par l’utilisation d’outils et de dispositifs électroniques dont disposent communément les opérateurs économiques ou qui peuvent être mis à leur disposition par d’autres moyens d’accès au sens du IV de l’article 42.
Le profil d’acheteur et les données essentielles
Le profil d’acheteur est une plateforme électronique qui permet de :
- Mettre les documents de la consultation à disposition des entreprises et de recevoir par voie dématérialisée les candidatures et les offres ;
- Garantir la sécurité et l’intégrité des échanges, l’horodatage, la confidentialité, l’intégrité, la traçabilité et la conservation des données.
Le profil d’acheteur doit respecter les dispositions de l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs.
A compter du 1er octobre 2018, les acheteurs doivent publier les données essentielles des marchés publics comme suit :
- Pour les marchés d’un montant supérieur ou égal à 25.000€ HT ( 40 000 € HT depuis le 01/01/20) et pour leur modifications (avenants) ;
- Sur leurs profils d’acheteurs conformément à l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique;
- Ceci dans les 2 mois suivant la notification du marché.
Le document unique de marché européen (DUME)
Définition du DUME
Le Document Unique de Marché Européen (DUME) est une déclaration sur l’honneur de la compétence, de la situation financière et de la capacité d’une entreprise à candidater à un marché européen. C’est un document existant sous forme électronique qui peut s’adapter à la procédure.
Au 1er avril 2018, les acheteurs publics devront accepter des DUME par voie électronique (eDUME) si l’entreprise l’utilise.
Le service DUME
Il existe également ce qui est appelé « Service DUME » disponible à partir du 1er avril 2018 décomposé comme suit :
- des services (APl) pouvant être intégrés dans les profils d’acheteurs ;
- un utilitaire accessible depuis le portail Chorus Pro permettant à un utilisateur de générer un DUME puis de le télécharger.
Le service DUME permet aussi aux entreprises de plus devoir fournir un document si ce dernier a déjà été transmis à un acheteur pour une consultation précédente (il s’agit du programme DLNUF « Dites-le nous une fois » du SGMAP). Le DUME est un document structuré (au format XML) contrairement au format PDF qui ne l’est pas.
Le « Service DUME » est un service de la Commission européenne via un site Internet leur permettant de remplir le document DUME en ligne. Le formulaire électronique peut être complété, imprimé et puis transmis avec l’offre. Un DUME électronique peut être exporté puis transmis par voie électronique. Un DUME utilisé dans un précédente procédure peut être réutilisé.
La facturation électronique
L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 impose à l’Etat, aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics de recevoir les factures électroniques ceci depuis le 1er janvier 2017.
L’ordonnance précitée impose un calendrier obligatoire pour la mise en place de la facturation électronique pour les entités qui émettent des factures :
- Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés et/ou chiffre d’affaires annuel supérieur à 1,5 milliards d’euros ou total de bilan supérieur à 2 milliards d’euros) et les personnes publiques ;
- Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés et jusqu’à 1,5 milliards d’euros de chiffre d’affaires annuel ou 2 milliards d’euros de total de bilan) ;
- Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et jusqu’à 50 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel ou 43 millions d’euros de total de bilan) ;
- Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises (moins de 10 salariés8 et chiffre d’affaires annuel ou total de bilan inférieur ou égal à 2 millions d’euros). Les microentreprises comprennent aussi les exploitants individuels, artisans, commerçants, professions libérales et auto-entrepreneurs.
Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 (PTNCP)
Le plan de transformation numérique de la commande publique a été adopté en décembre 2017. Le PTNCP fixe la feuille de route des actions à mener pour les cinq prochaines années.
Ce plan prévoit les cinq axes suivants : axe Gouvernance, axe Simplification, axe lnteropérabilité, axe Transparence et un axe Archivage. Ces cinq axes englobent dix-neuf actions pour la transformation numérique.
MAJ 03/02/18
Textes
Article 56 de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics
Articles 41, 49 et 107 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics
Article 34 du décret no 2016-86 du 1er février 2016 relatif aux contrats de concession
Arrêté du 14 avril 201 7 relatif aux données essentielles dans la commande publique
Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs – NOR: ECOM1831551A
Arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics – NOR: ECEM0929046A
Voir également
Dématérialisation des marchés publics (QE no 14607, Rep. Min. JO Sénat)