Définition de la dématérialisation et marchés publics
La dématérialisation est l’opération qui consiste à transformer au format numérique des informations issues d’autres supports. Par exemple un support papier peut être numérisé puis, éventuellement, faire l’objet d’une reconnaissance optique des caractères.
Qualité de la dématérialisation liée à la réutilisation automatique des informations
Le degré de réutilisation de l’information issue des documents constitue une valeur ajoutée qui ne se limite pas à la seule réduction des coûts de gestion du papier.
Types de documents électroniques
Les documents électroniques utilisés peuvent alors être trois types : structurés, semi-structurés et non structurés.
Documents structurés
Les documents structurés comportent des données qui sont réutilisables. Ce type de documents permet une indexation puis un classement automatique avec peu d’interventions manuelles.
Par exemple : formulaires, questionnaires, l’utilisation de formats libres ou propriétaires (formats Microsoft Office Excel, …) ou l’utilisation de formats XML (Comme pour le DUME).
Documents semi-structurés
Les documents semi-structurés comportent des informations dont la disposition dans le document n’est pas structurée de manière figée. Ce type de documents permet une indexation mais avec quelques interventions manuelles. Par exemple : factures, …
Documents non structurés
Les documents non structurés comportent des informations dont la disposition dans le document st inconnue. Il faudra ici des interventions manuelles substantielles pour effectuer l’indexation et le classement. Par exemple : fichiers sans structure au format .pdf, .doc, …
Dématérialisation des marchés publics et de la commande publique
La dématérialisation des marchés publics a été engagée pour moderniser, simplifier, unifier et sécuriser les échanges de données entre administrations, mais également avec les tiers. C’est la possibilité de conclure des marchés par voie électronique par l’utilisation d’une plateforme en ligne sur internet souvent appelée plateforme de dématérialisation et officiellement le profil d’acheteur.
Pour signer électroniquement, il est nécessaire de disposer d’un certificat électronique et d’une application logicielle pour signer destinée à apposer la signature.
Cette dématérialisation concerne cependant plusieurs domaines :
Dématérialisation de l’ensemble de la procédure de passation des marchés
La dématérialisation de l’ensemble de la procédure de passation des marchés supérieurs aux seuils européens est issue de la directive n° 2014/24/UE sur la passation des marchés publics du 26 février 2014.
Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017/2022 (PTNCP) a prévu 5 axes d’intervention pour fédérer les acteurs de la commande publique. Ces 5 axes comportent 19 actions dont 7 sont identifiées comme les plus prioritaires.
Axe GOUVERNANCE
Un axe GOUVERNANCE dont l’objectif est de piloter et développer une politique d’accompagnement des acteurs.
Résultats attendus : Pilotage structuré et lisible des acteurs et des actions sur la commande publique. Favoriser la mutualisation et la mise en commun des outils, des fonctions supports et des ressources documentaires ou des bonnes pratiques. Développement d’une politique d’accompagnement et de formation des acteurs à la transformation numérique de la commande publique.
Axe SIMPLIFICATION
Un axe SIMPLIFICATION dont l’objectif est de simplifier les usages et diminuer la charge administrative grâce au numérique.
Résultats attendus : Créer des avis nationaux et les dématérialiser afin de structurer et simplifier la publicité nationale. Uniformiser le mode de candidature sur l’ensemble du territoire pour ne conserver que le DUME afin de simplifier l’accès à la commande publique. Généraliser l’échange de documents entre administrations afin d’éviter à l’entreprise de les transmettre à l’acheteur (« Dîtes le nous une fois » – DLNUF). Appréhender de manière globale la dématérialisation de la commande publique afin de simplifier le quotidien des acheteurs et éviter la redondance des saisies (principe du « Saisissez-le une fois »). Faciliter l’usage de la signature électronique dans la commande publique et harmoniser les niveaux de certificats de bout en bout de la chaîne. Harmoniser les modes d’identification et d’authentification et créer des passerelles de confiance vers les autres outils.
Axe INTEROPÉRABILITÉ
Un axe INTEROPÉRABILITÉ dont l’objectif est de favoriser les interactions, les échanges, le partage et le traitement d’informations tout au long de la vie du contrat.
Résultats attendus : Favoriser l’interopérabilité des systèmes d’information de la commande publique en proposant aux acteurs un cadre d’urbanisation. Création d’un référentiel sémantique national favorisant l’interopérabilité des outils de la commande publique (nationaux et européens).
Axe TRANSPARENCE
Un axe TRANSPARENCE dont l’objectif est de renforcer la transparence de la commande publique.
Résultats attendus : Accompagnement de l’Open Data de la commande publique et développement de la Data Science. Recenser les contrats de la commande publique grâce aux données essentielles et libérer ainsi les acheteurs de leur obligation liée au recensement. Meilleure diffusion des avis et création de services à valeur ajoutée pour les entreprises : faciliter l’accès à la commande publique. Accompagnement des autorités concédantes dans l’ouverture des données d’intérêt général.
Axe ARCHIVAGE
Un axe ARCHIVAGE dont l’objectif est de définir les modalités d’un archivage électronique sur et accessible.
Résultats attendus : Conception mutualisée de profils SEDA et définition des modalités d’une GED efficace, rationalisée et transverse.
Dématérialisation des échanges collectivités territoriales / comptables publics
Dématérialisation des échanges entre les collectivités territoriales et les comptables publics :
- le projet « Hélios »,
- le projet « Actes » avec la transmission au contrôle de légalité,
- le projet « Actes budgétaires » avec la dématérialisation de la chaîne budgétaire.
Dématérialisation des factures
Dématérialisation des factures, via le portail dédié « Chorus Pro » qui permet de déposer, recevoir, transmettre les factures (Ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique).
L’obligation pour les entreprises de dématérialiser leurs factures fait l’objet d’un calendrier progressif :
- depuis le 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques ;
- à compter du 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
- à compter du 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
- à compter du 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).
Archivage
Dématérialisation de l’archivage de l’ensemble des documents de marchés.
Textes
Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs – NOR: ECOM1831551A.
Arrêté du 22 décembre 2022 relatif aux données essentielles des marchés publics – NOR : ECOM2235715A.